中国潜水打捞行业协会第二届会员大会会务工作总结
2013年5月29日至30日，我会在北京首都机场朗豪酒店召开了第二届会员大会。由于多方的共同努力，会议得以圆满成功的举办。现将大会会务工作总结如下：
一、会议基本情况介绍
此次大会是我会成立以来召开的第二届会员大会，也即首次换届大会。会议按照预定的计划完成了所有议程，选举产生了新一届理事会和协会机构负责人。会议开的很好，很有成果，达到预期目的。此次大会会务工作的组织、协调和落实也较之以前有很大进步，得到与会领导和会员代表的普遍认可和肯定。概括起来讲，会议基本情况有4个突出特点：
（一）会议主要任务集中，类型多样，程序规范。
此次会议主要是进行换届选举工作，会议任务相对集中，会期总体安排了一天半的时间，但前前后后召开了理事会、预备会、主席团会、会员大会等七个不同的会议。会议类型多样、程序规范、承接紧密，对会议组织工作要求高。
（二）与会单位多，嘉宾层次高，会议影响大。
此次参会的共有230家会员单位的267人，占我会入会会员单位总数的83%。另外会议还邀请到交通运输部何建中副部长、海军冷振庆副参谋长、国家民间组织管理局李勇副局长及其他4位曾担任交通运输部副部级的领导莅临会议，同时还邀请到交通运输部机关司局、救捞局、海事局、船级社及中海油、中交集团、巨力集团等管理机构或大型企业的嘉宾近40人，会议规模及影响空前。
（三）接待环节多，服务时效紧，保障要求高。
从整个会务工作的任务看，会务接待环节众多，涉及机场接站，会议签到，嘉宾迎送，会议合影，就餐服务，会场服务等多个方面，并且各环节服务时效紧凑，不容耽搁，对会务接待和保障工作要求高。
（四）与承办会议的酒店首度合作，工作在磨合中推进，具体协调的事务繁杂琐碎。
经过上层领导的协调，北京首都机场朗豪酒店以较大幅度优惠措施成为此次会议的承办单位。但该酒店与我会首度进行合作，面对艰巨的会务保障工作，我们双方也是边磨合边推进，特别是在会议前台登记及结算、会议引导、行李运送寄存、餐饮服务、宾客接送、场地布置、桌签摆放、会场音效、背景板组装拆卸等等方面，需要具体协调商议的事务较为繁杂琐碎，不确定因素较多。
二、主要成绩
此次大会能够顺利召开并获得圆满成功，是多方共同努力的结果，取得的成绩也是大家认同的。从会务组织和保障的角度总结，我们觉着较之以前有六个方面的进步：
（一）会议准备工作有序周全有进步。
会议准备工作启动较早，并且能够按照计划时间表予以推进和落实相关任务，主要工作体现在大量的会议文件的准备、会务方案拟定及实施、人员的安排和调整、车辆的筹集和调动等方面。由于准备工作有序周全，奠定了此次会务保障工作的有利基础。
（二）会务工作整体组织和协调有进步。
回顾和比较以往相关大会的情况，此次会议的会务工作环节衔接顺畅，整体保障富有实效，特别是组织和协调方面，重点推行了层级管理模式，在会务准备和工作实施过程中，能够做到有督导、有检查、有回馈，极大减少了遗漏和失误的发生，保证了会务各项工作的顺利承接。
（三）按会务小组分工落实各项事务有进步。
按照任务实施计划，本次大会会务工作分别由车辆组、签到组、场地组、嘉宾组、机动组等多个工作小组组成。各小组按既定任务进行了明确的分工，并根据各自承担的任务将责任明确到小组成员个人，同时确定了AB角色互换的要求，通过实践检验，明显提高了各小组落实具体任务的力度。
（四）会务工作人员自觉履职尽责有进步。
由于人员分工合理，职责明确清晰，岗位配置妥当，为会务工作人员自觉开展工作、完成任务创造了条件。也正是基于上述原因，会务工作人员针对自身受领的任务，自觉进行梳理和推演，找出任务过程中的重点环节和薄弱之处，自拟保障方案，并在具体工作实施中积极履职尽责，自觉提高了保障工作力度。
（五）会务工作各阶段任务完成的时效性和实效性有进步。
此次会员大会的主要任务是进行换届选举工作，从会议准备到会议召开的各个工作阶段都有许多具体的事务，其中大部分对完成时间和完成质量有要求。为此，从协会领导到秘书处各位工作人员都能够凝心聚力，认真应对，按照任务完成过程的先后拟定出多类工作方案和“倒排时间表”，特别是根据大会的总体议程安排，对每一次会议都制定一套“一对一”的保障方案并予以检验落实。因此纵观此次会议过程，从各阶段任务完成的情况看，保障工作的时效性和实效性明显有进步。
（六）会务工作信息传达沟通的及时性有进步。
会务工作信息的传达沟通不够的问题，过去一直是我们会务保障工作的薄弱之处，其中有经验不足的原因，也有不够重视的原因，但值得欣慰的是此次会议在这个方面的不足有显著地改善，并取得较好的效果，尤其是信息传达沟通的及时性有较大进步，对于会务保障的整体协调、人员调配、应急补台、细节完善、特殊指示、小组配合等多个方面起到了不可低估的重要作用，可以说是衔接和推动此次会务保障工作顺利实施的基本条件。
三、主要收获和心得
会议的成功举办，使我们在许多方面赢得收获。通过回顾和总结，我们有如下心得体会：
（一）领导高度重视和全程参与、指导是此次会议成功举办的关键条件。
按照章程规定，换届选举工作五年进行一次，这是协会工作中的大事，又恰逢我会首次开展这项工作，因此，协会各级领导高度重视并全程参与、指导和督促各项具体工作的开展，成为会议成功举办的关键条件。
（二）会务工作分工细致、职责明确、程序清晰是此次会议成功举办的基本条件。
会议取得圆满成功，离不开大家齐心协力的共同配合。应该讲，此次会议的会务保障工作分工细致、职责明确、程序清晰，为落实既定方案，及时检查核实，有效督导推进奠定了基础，是此次会议成功举办的基本条件。
（三）上级部门、兄弟单位、会员朋友的关心、理解和支持是此次会议成功举办的重要条件。
我们始终秉承会员大会是大家一个交流沟通、分享信息的平台，是一个学习借鉴、展现风采的舞台，是一个行业同仁集思广益、共商建设大计的场所。因此大家目光一致，心意相通，无论与会者是来自上级部门、兄弟单位，还是会员朋友，都对会议的举办关注关心，对会务工作的安排予以理解和支持，这也是此次会议成功举办的重要条件。
（四）工作提前计划、提前布置、提前落实，减少临时应急情况处置是此次会议成功举办的前提条件。
从总结和积累成功经验的角度看，此次会议的主要保障工作能够提前制定计划，按照任务内容提前进行布置，并依据分工督促提前落实，较大程度上减少了临时应急情况处置，保证了换届大会的各类会议及嘉宾接待、会议活动等工作任务的顺利实施。可以说，这些因素是此次会议成功举办的前提条件。
（五）与会议承办单位的有效沟通和协调，尽可能多的利用好各类服务资源是此次会议成功举办的必然条件。
虽然此次会务保障是与机场朗豪酒店首度合作，但酒店的星级服务品质还是为我们减轻了不少工作压力，特别是酒店既有的人员和场地资源和服务条件，较大程度上弥补了我们举办会议相关保障资源不足造成的困窘。经过细致有效地沟通和协调，合作双方较好解决了对服务资源配置和利用的问题。我们认为这是此次会议成功举办的必然条件。
四、存在的主要不足及改进措施
在取得成绩、赢得肯定的同时，我们也认真回顾、梳理了工作中存在的问题，主要不足有以下内容：
（一）会务保障团队自觉协调、主动配合的意识和作为还不够好，会务保障工作整体水平和能力还不够高。
从此次会务保障工作的流转过程来看，我们认为还的确存在上述问题，究其原因：一是存在“本位主义”现象，会务保障团队自觉协调、主动配合的意识不强，尤其是在任务边界或需要衔接的地方，缺少“伸把手”的主动补台行为。二是有些任务的工作标准含糊，平时又较少训练，现场服务或处置的经验积累也不够。
主要改进措施：
主动研定并出台我会各类会务保障工作的基本标准和规范，并在实践中不断修订完善。
把秘书处全体工作人员列为会务保障团队的基本班底，相对固定的人员分工，承担会务保障职责，分人分类加强培训，积累演练和实践经验，逐步提高整个会务工作团队的服务水平。
（二）对会务保障工作的辅助资源掌握不够。
会务保障工作的辅助资源主要是指会议材料印刷、会场背景制作、会议合影服务、会务保障车辆等服务配套机构及其服务能力。从此次会务保障工作的实际情况来看，这些资源我们平常重视不到、掌握不够，而实际应用时又多为临时选择、临时组合，既给会务保障工作造成困难，也难免为会务保障工作带来隐患，的确需要今后认真解决此事。
主要改进措施：
按任务要求，分工负责对口联系和协调配套服务机构，积极优化和动态掌握会务保障工作的辅助资源，有效保持相关资源服务优先的状态，努力实现会务保障条件的稳固持续和服务优质。
（三）入住信息统计不及时、不到位，造成客房空置损失。
这是此次会议不足当中一个较为突出的问题。由于会前对与会需要住宿的人员追踪不够，数据统计不全，酒店客房预留较多。到会议实际签到时又出现京津地区部分会员报到不入住的情况，再加上有些会员单位事先报了名，实际又没来的意外情况，以致我们在酒店预订的客房中有53间空置，直接造成了较大的经济赔偿。
主要改进措施：
重视人员与会基本信息的搜集，重视会议住宿人员数据的及时准确的统计，基本情况要做到心中有数。加强与会议承办酒店的沟通协商工作，注意合同中住宿细节的约定，做好会务结算工作。
（四）会务保障工作具体细节还存在瑕疵。
主要问题一是个别会议时主席台嘉宾位置只有桌签，没摆文件，导致少数嘉宾未能及时看到会议文件；二是对陪同嘉宾到会的随行人员及少数会员代表服务不够周全细致，有些疏失。
主要改进措施：
增强对会务保障细节的梳理，明确文件摆放的服务内容，同时加大现场检查力度，杜绝今后类似现象的发生。
积累经验，明确要求，相应增加服务人手，力争服务跟踪到位。
五、下一步努力方向
综上所述并针对今后加强和做好会务保障工作的相关要求，我们认为下一步努力方向和目标是：
（一）积极参照同类别机构中会务保障工作优秀单位的做法，制定并完善我会相关会议的保障工作制度和办法，通过不断检验积累，逐步形成我会会务保障工作的长效管理机制。
（二）按照规范建设的总体要求，加强我会各类会议的监管工作。重点强化会议保障工作的时效意识和实效观念，扎实提高会务保障工作力度和质量。
（三）进一步提高有效掌握会议保障资源和与会人员信息的方法和手段，分时分类加强管理，提高服务的精细程度，完善人性化的内容。
（四）积极选定会议承办酒店或服务机构，尽早确定合作关系，通过不断沟通磨合，共同形成会务保障实力。
二〇一三年六月十四日